2017/08/26 | 來(lái)源：品牌紅木網(wǎng)
[摘要]現(xiàn)階段，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，做好采購(gòu)管理，是當(dāng)下紅木家具企業(yè)突破發(fā)展困境的有效途徑。
現(xiàn)階段，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。外部，同業(yè)之間價(jià)格戰(zhàn)升溫，紅木家具企業(yè)利潤(rùn)被逐漸削減；內(nèi)部，人力資源成本持續(xù)上升，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)逐漸不能適應(yīng)行業(yè)快速發(fā)展的腳步。只有深入挖掘自身潛力，紅木家具企業(yè)才能抵御當(dāng)下的困境。而對(duì)紅木家具行業(yè)來(lái)說(shuō)，原材料成本占到商品總成本的60%~70%，原材料采購(gòu)在成本控制、內(nèi)部業(yè)務(wù)單元協(xié)同、上下游供應(yīng)鏈企業(yè)的戰(zhàn)略合作方面，起到至關(guān)重要的作用。因此，做好采購(gòu)管理，是當(dāng)下紅木家具企業(yè)突破發(fā)展困境的有效途徑。
本文以G公司為例，來(lái)談?wù)劶t木家具企業(yè)采購(gòu)管理所遇到的問(wèn)題，以及解決這些問(wèn)題的有效對(duì)策，期望給業(yè)內(nèi)帶來(lái)啟示。
G公司是一家頗具實(shí)力的紅木家具生產(chǎn)企業(yè)，已經(jīng)成功運(yùn)營(yíng)了十幾年，但該公司的采購(gòu)模式比較原始，仍然處在與供應(yīng)商詢(xún)比價(jià)格簽訂單階段，這與當(dāng)今紅木家具行業(yè)注重供應(yīng)鏈的利益分享及訂單快速反應(yīng)的理念背道而馳。這種原始的采購(gòu)模式已不能滿足G公司的戰(zhàn)略發(fā)展要求，亟需變革。
采購(gòu)管理存在的問(wèn)題
經(jīng)過(guò)一個(gè)多月走訪調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)G公司的采購(gòu)模式極其傳統(tǒng)、簡(jiǎn)單，即其采購(gòu)部一直沿襲以拉動(dòng)采購(gòu)的管理模式進(jìn)行運(yùn)作，圍繞確定采購(gòu)需求、供應(yīng)商詢(xún)價(jià)、議價(jià)、下訂單、跟蹤交期、收貨、付款等流程進(jìn)行采購(gòu)日常工作，并未與現(xiàn)代供應(yīng)鏈采購(gòu)相融合，這種粗放式的采購(gòu)體系已經(jīng)不能跟上行業(yè)的發(fā)展腳步，具體的問(wèn)題有如下幾方面。
采購(gòu)管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，與研發(fā)、銷(xiāo)售同為企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的最關(guān)鍵因素
訂單的按時(shí)交貨率較低
在G公司的供應(yīng)商當(dāng)中，很多供應(yīng)商企業(yè)的管理者素質(zhì)和文化水平比較低，他們的管理理念也較為落后，對(duì)需求方的交貨及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈運(yùn)行效率的重要意義并未深刻理解。其次，供應(yīng)商生產(chǎn)運(yùn)作模式落后，致使在生產(chǎn)計(jì)劃、加工、運(yùn)輸?shù)热魏我粋€(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都將無(wú)法保證交貨及時(shí)性。
多品種、小批量的生產(chǎn)模式使采購(gòu)成本居高不下
G公司已成功運(yùn)營(yíng)了17年，產(chǎn)品線十分豐富，企業(yè)管理者依據(jù)各種訂單進(jìn)行牽引，讓各部門(mén)進(jìn)行配合，致使采購(gòu)管理常進(jìn)行小批量、多品種的采購(gòu)工作，增加了采購(gòu)人員的工作強(qiáng)度。這同時(shí)也對(duì)供應(yīng)商交貨期提出了較為嚴(yán)格的時(shí)效性要求，造成供應(yīng)商無(wú)法進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測(cè)和配送計(jì)劃，供應(yīng)商多品種、小批量的送貨，使得相關(guān)系統(tǒng)成本增加（物流費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、倉(cāng)庫(kù)檢查、收料費(fèi)用等），間接造成采購(gòu)成本增加，雙方在其中都沒(méi)得到好處，不利于紅木家具廠商與供應(yīng)商間的戰(zhàn)略合作。
采購(gòu)流程模糊，容易滋生腐敗
深入調(diào)查G公司的采購(gòu)流程后發(fā)現(xiàn)，在營(yíng)銷(xiāo)部下達(dá)采購(gòu)訂單后，其公司采購(gòu)部人員根據(jù)訂單需求，在SAP系統(tǒng)導(dǎo)出原材料需求，采購(gòu)員再根據(jù)原材料需求與多家供應(yīng)商議價(jià)確定供貨。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，G公司的采購(gòu)分配管理流程并不明晰，采購(gòu)分配比例由采購(gòu)員確定。采購(gòu)員按照供應(yīng)商提供的價(jià)格、服務(wù)、交期等評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)來(lái)分配采購(gòu)比例，但主要評(píng)判還是以?xún)r(jià)格主導(dǎo)。
每年的6、7、8月份，紅木家具消費(fèi)進(jìn)入傳統(tǒng)意義的“淡季”。在淡季里，供應(yīng)商為了分?jǐn)偣潭ǔ杀径蛢r(jià)競(jìng)單，在旺季則會(huì)先滿足于利潤(rùn)較高的客戶，導(dǎo)致交貨不及時(shí)，對(duì)G公司的生產(chǎn)帶來(lái)很大影響，同時(shí)也傷害了雙方的戰(zhàn)略合作關(guān)系。另G公司并無(wú)制定物資采購(gòu)比例的相關(guān)管理辦法，采購(gòu)員分配訂單權(quán)限過(guò)大，極易滋生腐敗現(xiàn)象，增加了采購(gòu)員跟供應(yīng)商互相勾結(jié)的機(jī)會(huì)。
采購(gòu)員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)需要提升
在G公司常看到這樣的場(chǎng)景，采購(gòu)部門(mén)的員工每天忙著處理繁雜的日常業(yè)務(wù)，這正是多品種、小批量采購(gòu)業(yè)務(wù)模式導(dǎo)致的。G公司的采購(gòu)員常常因?yàn)椴皇煜I(yè)務(wù)知識(shí)，或是太忙碌而盲目聽(tīng)取供應(yīng)商建議，導(dǎo)致采購(gòu)成本增加，甚至對(duì)原材料特性及功能了解甚少，這種情況難以提升采購(gòu)人員的管理水平。
采購(gòu)信息系統(tǒng)落后
G公司采購(gòu)部門(mén)的工作人員每天有條不紊地根據(jù)銷(xiāo)售部下達(dá)的生產(chǎn)訂單需求，在電腦系統(tǒng)中將原材料需求導(dǎo)出，針對(duì)每個(gè)生產(chǎn)訂單，采購(gòu)員都必須手動(dòng)制定原材料分配表。這對(duì)每天都有繁多的生產(chǎn)訂單要下達(dá)的大型生產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)員日復(fù)一日重復(fù)同一件工作，必將導(dǎo)致采購(gòu)員整體效率降低，也無(wú)從在采購(gòu)專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面取得突破。
管理層不重視采購(gòu)管理的戰(zhàn)略作用
許多紅木家具企業(yè)的管理者極其注重市場(chǎng)端的銷(xiāo)售工作，將銷(xiāo)售工作推到公司戰(zhàn)略的最高處，認(rèn)為銷(xiāo)售才是生產(chǎn)型企業(yè)的利潤(rùn)源泉，只要做好了銷(xiāo)售，就能獲得利潤(rùn)，因此往往忽視采購(gòu)管理環(huán)節(jié)的重要性。這種想法是極其片面的，要知道采購(gòu)部只要將采購(gòu)成本下降1%，就可以給公司帶來(lái)5~8%的利潤(rùn)增加，采購(gòu)管理就是向管理要利潤(rùn)。所以采購(gòu)、研發(fā)、銷(xiāo)售三者是企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)最為關(guān)鍵的因素，三者缺一不可，只有相互配合，才能發(fā)揮紅木家具產(chǎn)品在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，增強(qiáng)公司的盈利能力。
呆滯原材料使企業(yè)遭受巨大損失
G公司采購(gòu)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定出的原材料需求，與多個(gè)供應(yīng)商展開(kāi)詢(xún)價(jià)及議價(jià)工作，然后將原料份額對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分配和執(zhí)行，最后跟進(jìn)原料到廠的進(jìn)度并及時(shí)將原料入庫(kù)，整個(gè)環(huán)節(jié)忽視了庫(kù)存管理。在G公司倉(cāng)庫(kù)中，每年都有大量積壓原材料進(jìn)行處置外賣(mài)，變現(xiàn)后取得收入僅為原值的50%，這對(duì)公司增強(qiáng)盈利水平產(chǎn)生了巨大的負(fù)面影響。
采購(gòu)管理出現(xiàn)問(wèn)題的原因
“以銷(xiāo)定產(chǎn)”管理模式落后
作為紅木家具行業(yè)的老牌廠商，G公司仍沿用粗放、原始的“以銷(xiāo)定產(chǎn)”管理模式，即通過(guò)銷(xiāo)售部門(mén)確定客戶的需求匯總后，下訂單給采購(gòu)組織進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)。該公司缺乏銷(xiāo)售與運(yùn)營(yíng)計(jì)劃體系的協(xié)調(diào)，內(nèi)部銷(xiāo)售部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)與生產(chǎn)部門(mén)缺乏有效的銜接跟溝通，無(wú)法提前做好與供應(yīng)商的原材料預(yù)測(cè)計(jì)劃，因此往往會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)按量交貨的情況。
對(duì)采購(gòu)的地位認(rèn)識(shí)高度不夠
G公司認(rèn)為采購(gòu)主要職責(zé)就是保證采購(gòu)價(jià)格低、為生產(chǎn)齊套保駕護(hù)航，并未將采購(gòu)部放到與營(yíng)銷(xiāo)、研發(fā)部同等重要的位置。
缺乏系統(tǒng)采購(gòu)管理流程制度
G公司采購(gòu)管理流程制度缺乏系統(tǒng)性梳理，各業(yè)務(wù)部門(mén)缺乏有效的銜接，在《采購(gòu)分配管理辦法》《訂單需求預(yù)測(cè)管理辦法》等并未制定有效制度，給公司帶來(lái)諸如滋生腐敗、降低系統(tǒng)效率、產(chǎn)生大量積壓物資、交貨及時(shí)性降低、增加管理費(fèi)用等問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。
各部門(mén)缺乏有效銜接，采購(gòu)原材料積壓
G公司各部門(mén)間缺乏及時(shí)的溝通，導(dǎo)致采購(gòu)原材料過(guò)多，產(chǎn)生大量的積壓物資。分析其原因既有采購(gòu)部門(mén)對(duì)于長(zhǎng)周期原材料的過(guò)量采購(gòu)，又有客戶訂單的變更或取消訂單。歸根到底是由于G公司各部門(mén)缺乏有效銜接，缺少整體協(xié)同性。
采購(gòu)管理問(wèn)題的解決對(duì)策
努力推進(jìn)采購(gòu)信息化建設(shè)
為了提升采購(gòu)的工作效率，G應(yīng)積極完善采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，這樣既能使企業(yè)管理更加科學(xué)和規(guī)范，也能為廠商與供應(yīng)商搭建高效、快捷的溝通平臺(tái)。
首先，引入SRM系統(tǒng)。SRM系統(tǒng)（供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)）的作用是通過(guò)信息化手段與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，重新構(gòu)建企業(yè)與供應(yīng)商間的新型管理模式。該軟件能實(shí)現(xiàn)訂單管理、排程管理、對(duì)賬管理、供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估四大功能。訂單管理功能可實(shí)現(xiàn)紅木家具廠商采購(gòu)訂單的網(wǎng)上發(fā)布、交流溝通，供應(yīng)商也可以通過(guò)這套信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單的確認(rèn)工作。排程管理功能同樣是將配送指令在網(wǎng)上發(fā)布，并積極指導(dǎo)供應(yīng)商如何依據(jù)紅木家具廠商的生產(chǎn)計(jì)劃安排進(jìn)行有序配送。對(duì)賬管理功能可實(shí)現(xiàn)對(duì)賬數(shù)據(jù)、發(fā)票入賬情況的網(wǎng)上查詢(xún)。供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估則是對(duì)供應(yīng)商技術(shù)能力、質(zhì)量水平、交貨響應(yīng)、成本狀況、合同執(zhí)行情況這幾個(gè)關(guān)鍵方面進(jìn)行綜合評(píng)估，也是對(duì)一個(gè)時(shí)間段雙方合作的情況進(jìn)行評(píng)價(jià)、引入或淘汰供應(yīng)商的判斷根據(jù)。借助先進(jìn)的信息技術(shù)平臺(tái)，既節(jié)約了與供應(yīng)商間的溝通成本，減少信息傳遞失誤帶來(lái)的損失，也讓信息傳遞更加及時(shí)有效。供應(yīng)商可通過(guò)信息平臺(tái)及時(shí)了解其配送信息，配套產(chǎn)品質(zhì)量反饋信息，達(dá)到信息傳遞透明化的目標(biāo)，在節(jié)省傳真電話等費(fèi)用的同時(shí)給供應(yīng)商提供了公平、公正的競(jìng)爭(zhēng)平臺(tái)。
其次，啟用供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)。在G公司的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中，經(jīng)常出現(xiàn)采購(gòu)人員將采購(gòu)價(jià)格泄露給供應(yīng)商的情況，而供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)能有效保障供應(yīng)商在公平的環(huán)境下競(jìng)爭(zhēng)，打破郵件傳真等傳統(tǒng)的溝通方式，有效杜絕價(jià)格泄露問(wèn)題。在引入供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)后，采購(gòu)人員只能在報(bào)價(jià)結(jié)束后才能在系統(tǒng)中查看價(jià)格，有效的降低內(nèi)外勾結(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提高了紅木家具企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，縮短審批流程，降低采購(gòu)成本。
對(duì)不同類(lèi)別供應(yīng)商采取不同采購(gòu)策略
在紅木家具行業(yè)里，不同種類(lèi)原材料的需求差異性較強(qiáng)，譬如說(shuō)某些關(guān)鍵原材料的品質(zhì)、交期重要，某些原材料的價(jià)格重要，而有些原料的通用性較差、交期較長(zhǎng)等。若對(duì)于所有的原材料采用同樣的采購(gòu)思路，必定不能滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求。
因此，G公司必須對(duì)原材料進(jìn)行分析，明確并根據(jù)不同原材料的各自特性進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)，制定不同的采購(gòu)策略。G公司通過(guò)原材料的價(jià)值量與供給風(fēng)險(xiǎn)兩個(gè)維度，可將原材料分為日常一般原材料、杠桿原材料、瓶頸原材料和關(guān)鍵原材料四種進(jìn)行綜合分析。這四種原材料在供應(yīng)商數(shù)量、市場(chǎng)供給情況、產(chǎn)品屬性、采購(gòu)金額、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)方面都有不同的特點(diǎn)。（詳見(jiàn)圖一：四類(lèi)原材料特點(diǎn)對(duì)比表）
圖一：四類(lèi)原材料特點(diǎn)對(duì)比表
對(duì)于瓶頸原材料的操作策略，主要還是控制缺貨帶來(lái)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，在價(jià)格方面不做過(guò)多要求隨行就市即可，同時(shí)加快推進(jìn)采購(gòu)部門(mén)尋找替代或可操作性的方案，定期搜集其原廠的新技術(shù)和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商，提前與供應(yīng)商做好需求預(yù)測(cè)，配置適當(dāng)安全庫(kù)存。
對(duì)于關(guān)鍵原材料的操作策略，主要控制原材料缺貨及原材料跌價(jià)帶來(lái)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。抓住對(duì)方的利益訴求點(diǎn)，與供應(yīng)商建立長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略合作關(guān)系策略，建立長(zhǎng)效的共贏機(jī)制并在價(jià)格上爭(zhēng)取更多資源。
對(duì)于杠桿原材料的操作策略，明確以供應(yīng)原材料的質(zhì)量、交貨及共同降低成本為主要訴求，保持與供應(yīng)商緊密的合作關(guān)系。由于這類(lèi)原材料通用性較強(qiáng)，供應(yīng)商數(shù)量較多，供給情況也不太緊張，采購(gòu)策略可將采購(gòu)量集中到一家供應(yīng)商。
對(duì)于一般性原材料的操作策略，因?yàn)檫@個(gè)類(lèi)型的原材料主要集中在G公司的低值易耗品采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該定期搜集公司各部門(mén)需求，減少供應(yīng)商數(shù)量，按特定的時(shí)點(diǎn)進(jìn)行批量采購(gòu)，增加采購(gòu)數(shù)量，降低采購(gòu)成本。但當(dāng)供應(yīng)商能力不足時(shí)，應(yīng)適當(dāng)引入新的供應(yīng)商，以保障價(jià)格和交貨等方面的優(yōu)勢(shì)，這樣可以幫助供應(yīng)商之間形成良性競(jìng)爭(zhēng)。
完善采購(gòu)人員的績(jī)效考核體系
正所謂“有規(guī)矩才能成方圓”，G紅木家具公司應(yīng)積極地完善采購(gòu)人員的績(jī)效考核體系，通過(guò)完善采購(gòu)人員的績(jī)效考核體系，對(duì)采購(gòu)人員實(shí)行定量考評(píng)。這樣能避免摻入主觀的感情色彩，客觀地將被考評(píng)者與既定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，也有利于針對(duì)不同采購(gòu)人員在工資、晉升上進(jìn)行差別對(duì)待，激發(fā)采購(gòu)人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、積極進(jìn)取的上進(jìn)心和維護(hù)企業(yè)利益的責(zé)任心，讓公司采購(gòu)隊(duì)伍能在公平、上進(jìn)的環(huán)境中得到發(fā)展。其中采購(gòu)人員績(jī)效考核應(yīng)從采購(gòu)業(yè)績(jī)和供應(yīng)商管理二個(gè)維度出發(fā)。（詳見(jiàn)圖二：采購(gòu)人員績(jī)效考核的指標(biāo)表）
圖二：采購(gòu)人員績(jī)效考核的指標(biāo)表
考核的總得分為各項(xiàng)考核得分相加，G公司采購(gòu)部門(mén)應(yīng)每月對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行考核，年度考核結(jié)果根據(jù)月度考核進(jìn)行加權(quán)平均，并按照考核結(jié)果進(jìn)行排序，將考核等級(jí)分為A、B、C、DE五類(lèi)，其中A級(jí)占10%，B級(jí)占15%，C級(jí)占30%，D級(jí)占35%，E級(jí)占10%?？荚u(píng)結(jié)果將對(duì)采購(gòu)人員的薪資調(diào)整、采購(gòu)人員培訓(xùn)、獎(jiǎng)金發(fā)放提供客觀依據(jù)。
建立S&OP銷(xiāo)售運(yùn)作組織
通過(guò)上文可以了解到，G公司每年都會(huì)產(chǎn)生大量積壓物資，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)了很大資金損失。G公司亟需成立S&OP（Sales
and operation plan）銷(xiāo)售與運(yùn)作小組，更緊密的將各部門(mén)連接在一起，重新梳理銷(xiāo)售與運(yùn)作間關(guān)系，加強(qiáng)各部門(mén)間協(xié)同，減少積壓物資的產(chǎn)生，減輕采購(gòu)部門(mén)按需采購(gòu)與處理積壓物資的難度。
具體操作上，G公司需要征集客戶未來(lái)2~3個(gè)月的訂單需求，經(jīng)過(guò)詳細(xì)地評(píng)估后制定銷(xiāo)售計(jì)劃并將計(jì)劃提交給S&OP銷(xiāo)售與運(yùn)作小組。隨后，S&OP小組根據(jù)銷(xiāo)售計(jì)劃，組織各業(yè)務(wù)部門(mén)召開(kāi)聯(lián)席會(huì)議，根據(jù)會(huì)議議程逐個(gè)檢查每項(xiàng)內(nèi)容，達(dá)成一致后確定主生產(chǎn)計(jì)劃，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行下單采購(gòu)原材料。高效溝通機(jī)制的建立，能有效保證采購(gòu)部按照計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，避免了采購(gòu)部門(mén)自由發(fā)揮進(jìn)行采購(gòu)訂單的下達(dá)，確保整個(gè)組織在高效的機(jī)制中運(yùn)行。
綜上所述，采購(gòu)管理作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，在紅木家具企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量保障、供應(yīng)鏈管理中起著極其重要的作用，同時(shí)也是企業(yè)獲取利潤(rùn)的重要源泉。廣大紅木家具企業(yè)一定要適時(shí)變革原始粗放的采購(gòu)管理模式，充分利用信息化工具來(lái)優(yōu)化公司的流程和制度，將采購(gòu)人員從簡(jiǎn)單、繁雜的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，著重培養(yǎng)采購(gòu)人員在業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)的專(zhuān)業(yè)性，以確保企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)得以順利開(kāi)展，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。（來(lái)源：第四十一期《品牌紅木》雜志 趙艷豐∕文）